Wstęp
Tarn & Oak projektuje i produkuje meble kontraktowe dla hoteli, biur i przestrzeni coworkingowych w całej Europie. Biznes rósł — a razem z nim stos PDF-ów z zamówieniami, których nikt nie chciał otwierać w poniedziałek.
Każde zamówienie przepisywano cztery razy: do ERP, do arkusza stanów, do harmonogramu warsztatu i na koniec do faktury. Zastąpiliśmy przepisywanie jednym automatycznym przepływem i małą kolejką wyjątków dla przypadków, które wciąż wymagają człowieka.
Dziesięć tygodni później:
- +52% efektywności operacyjnej w obsłudze zamówień
- 38 godzin oszczędzonych co tydzień w sprzedaży, planowaniu i finansach
- Wprowadzenie zamówienia skrócone z 14 minut do 90 sekund
Poznaj Tarn & Oak
Założona w 2009 roku w Poznaniu firma Tarn & Oak zatrudnia 140 osób w studiu projektowym i dwóch warsztatach. Jej klienci to sieci hotelowe i firmy fit-outowe, które zamawiają w dużych ilościach i oczekują dokładnych terminów dostaw.
Zamówienia przychodzą z dziesiątek systemów zakupowych jako PDF-y, arkusze i zwykłe e-maile — nie ma dwóch w tym samym formacie. Każde z nich przechodziło przez ręce trzech zespołów, zanim przycięto choćby jedną deskę.
Wyzwanie, z którym się zmierzyliśmy
Cztery kopie każdego zamówienia
Sprzedaż przepisywała każde zamówienie do ERP, planowanie kopiowało je do arkusza stanów i harmonogramu warsztatu, a finanse wpisywały je jeszcze raz do faktury.
Błędy wychodziły na hali
Źle wpisaną ilość albo wykończenie odkrywano zwykle dopiero na produkcji — w najdroższym możliwym miejscu.
Żadnego stałego formatu
Zamówienia przychodziły z ponad 40 systemów klientów, każdy z własnym układem PDF-a, jednostkami i kodami produktów.
Wzrost oznaczał zatrudnianie do przepisywania
Liczba zamówień rosła o 30% rok do roku. Jedynym sposobem, żeby nadążyć, było dokładanie ludzi do wprowadzania danych.
Kiedyś każdy poniedziałek zaczynałam od sześćdziesięciu PDF-ów. Teraz otwieram kolejkę wyjątków, załatwiam cztery czy pięć zamówień i przed kawą mam wszystko z głowy.
Lina TranKierowniczka obsługi zamówień, Tarn & Oak
Nasze podejście
01Mapa prawdziwego procesu
Przez dwa dni obserwowaliśmy pracę sprzedaży, planowania i finansów. Zmierzyliśmy czas każdego kroku i zebraliśmy 300 prawdziwych dokumentów zamówień, na których budowaliśmy i testowaliśmy rozwiązanie.
02Automatyzujemy reguły, nie osąd
Odczyt dokumentów, sprawdzanie cenników i stanów oraz wpis do ERP działają automatycznie. Wszystko, co niepewne — nowy kod produktu, przekroczony limit kredytowy — trafia do kolejki razem z powodem.
03Najpierw równolegle, potem przełączenie
Przez trzy tygodnie automat działał obok ręcznego procesu. Kiedy jego zamówienia zgadzały się z tymi od zespołu w 99,6% przypadków, przełączyliśmy się — po jednej grupie klientów naraz.
Przed · jedno zamówienie, ręcznie
14 min · 3 zespoły · 2 przekazania
- 1Czytanie PDF-a lub e-maila · Sprzedaż, 3 min
- 2Przepisanie do ERP · Sprzedaż, 6 min
- 3Sprawdzenie stanów w arkuszu · Planowanie, 3 min
- 4Dopisanie do harmonogramu warsztatu · Planowanie, 1 min
- 5Ręczne wpisanie faktury · Finanse, 1 min
Po · zautomatyzowany pipeline
90 s na zamówienie · bez przepisywania
- Monitoring skrzynkiSkrzynka Microsoft 365, każdy załącznik
- Odczyt zamówieniaKlient, SKU, ilości, daty
- Sprawdzenie regułCennik, stany, limit kredytowy
- Zamówienie w ERP + harmonogramZapis przez API, termin zarezerwowany
- Wystawienie fakturyPrzy wysyłce, tego samego dnia
4% zamówień trafia do kolejki wyjątków razem z powodem — człowiek decyduje w niecałą minutę.
Nie zautomatyzowaliśmy wszystkiego. Zautomatyzowaliśmy te 96%, które trzymają się reguł, a przy pozostałych 4% ułatwiliśmy człowiekowi decyzję.
Maks MiśkowZałożyciel, Pace LabsPace LabsPipeline od środka
Zespół pracuje w jednej konsoli: widzi, co wpłynęło, co przeszło automatycznie, i tych kilka zamówień, które potrzebują człowieka — każde z powodem i sugerowaną poprawką.
Planujesz coś podobnego? Omówmy to razem.
Maks MiśkowZałożyciel, Pace LabsWyniki
W ciągu dziesięciu tygodni każde zamówienie przechodziło już przez automat. Trzy miesiące po starcie zespół obsługiwał o 30% więcej zamówień przy tej samej liczbie osób — i od tamtej pory nie zatrudnił nikogo do wprowadzania danych.
- Efektywności operacyjnej — zamówienia obsłużone na roboczogodzinę
- +52%
- Oszczędzonych co tydzień w sprzedaży, planowaniu i finansach
- 38 h
- Na wprowadzenie zamówienia, zamiast 14 minut
- 90 s
- Błędów w zamówieniach, które trafiają na produkcję
- −83%
- Zamówień przetworzonych bez udziału człowieka
- 96%
- Do zwrotu kosztów projektu
- 4 mies.
Godziny tygodniowo na obsługę zamówień
46 h → 8 h
- Sprzedaż
- 22 h4 h
- Planowanie
- 13 h3 h
- Finanse
- 11 h1 h
Podsumowanie
Największą zmianą nie była szybkość, tylko to, na co ludzie poświęcają uwagę. Sprzedaż rozmawia z klientami, planowanie planuje, a finanse zamykają miesiąc na czas.
Automat obsługuje teraz nowe formaty od klientów w kilka dni zamiast tygodni, a my co miesiąc dostrajamy go razem z zespołem Tarn & Oak.
